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2008-03-19 16:16 張永錫老師
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南來北往講了許多場的研習會 ，也有許多的心得，我也一直都希望編寫出研習會的補充教材，希望能讓參加的朋友有更多的收益。前天晚上想到一個點子，"何不以研習會的投影片為架構，寫出一篇篇部落格文章，這不就是補充教材了嗎？"。
一來，可以把巨大的工作分割成每天的例行工作，減少工作量；
二來，這一系列有架構的文章，正可以作為一套線上教材，讓有興趣的朋友自修時間管理；
三來，可以藉由讀者的回饋修正自己的教材，讓教材的品質更加完善
我預計這一系列的線上課程約有20堂，而且是連貫的，所以歡迎大家一起來學習，更歡迎留下您的建議，我們互相切磋，話不多說，我們開始。
首先第一個問題是"為何我們想要時間管理呢？"，在研討會中，我拿了這個問題問了好幾百人，每個人的答案雖不同，但是整理下來，大致是這幾個答案。
紀錄了很多事，卻沒執行
記憶力不好
腦裡面的東西太多
頭痛、睡不著
做事沒系統，不會計畫
時間分配不佳
有時間，卻沒有好好運用
上網msn時間很多重要的事情沒時間作
沒時間學習英文（看書、思考、運動、好好休息、陪家人）
我發現，許許多多的人為了時間傷透了腦筋，卻找不到一個合宜有效的方法來解決問題。有一次，我在某個討論區中看到一句話"做事是靠系統，而不是靠感覺 "，這句話是知名華人講師林偉賢老師講的，我覺得很有道理。GTD講的就是時間管理的系統，他把"時間管理"，分解成幾個流程，讓我們檢視每一個流程做的好不好。
這就好像游泳，學自由式時，教練要求我們學手部的動作、學打水、學換氣，最後才把動作組合在一起，讓我們在水中前進。學時間管理也是如此，練習收集及加工組織，學排程及行動，學習檢視和更新，最後才組合起來，讓我們能夠搞定生活中的問題。"做事是靠系統，而不是靠感覺 "，感覺是一時的衝動，系統卻讓我們能夠在任何狀況之下都能做好事情。
長期實行GTD這種時間管理方法下來，我發現GTD有三個很大的好處，"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，我們一個個來討論。
1 "處於沒有壓力的狀態"
回頭看看我們需要時間管理的原因，有許多是"頭痛、睡不著 "、"記憶力不好"等和壓力相關的問題，適當的壓力讓我們精神專注、全力以赴，但是過多的壓力，讓我們頭痛、厭倦工作、甚至犧牲了和家人互動的品質。
GTD希望我們把雜事放到大腦以外的地方，讓我們事前計畫要做的事情，讓我們的大腦清空，降低壓力，找回專注，這是我覺得GTD的第一個好處。
2 "增強信守承諾的能力"
"好，沒問題，我明天上班時email給你"、"我回辦公室後，馬上和您聯絡。"、"老婆沒問題，我下班後會去買一罐醬油"，在生活中，我們常常做了許多的承諾而不自覺，但是人們承受的壓力，有許多就來自許下作不到的承諾。
承諾常常作不到的原因是，我們常常在無意間許下承諾，可是並沒有紀錄在一個可靠的系統中，或者許下承諾了，卻沒有釐清承諾如何作，何時何地來處理這件事情，或者紀錄了一大堆承諾，就沒有定期檢視，導致時間到了，卻沒有去執行。
GTD提供了，收集、加工、組織、檢視等流程，讓我們有一個好的系統來達成我們做出的承諾，有時我們真的太忙，也能在評估之後，和對方說聲抱歉，無法答應這個承諾。
3 "掌握快慢之間的節奏"
很多人覺得時間管理就是「快」，快速解決掉事情，就能擁有更多生產力。但是姚仁祿老師的一句話，改變了我的想法，
生活就該像麥可． 喬丹打篮球一樣，看起来是非常快速的切入上籃，但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。
為甚麼要「慢」？因為「慢」做事才能夠確實，才能有品質。「慢」就是確實運行下一步行動，是做人做事的基本動作。我們要提升生產力，要變得更有效率，重要的不只是求「快」，而是要把每一個下一步行動考量好，執行好。該快則快、該慢則慢，快的時候從容不迫，慢的時候，掌握品質。做好快慢的切換，這是時間管理很重要的一環，要靠日積月累的練習，不是一蹴可及的。
結語
許多人遭逢了時間管理的問題，或許他們面對大大小小的考試，被無數的專案纏身、被流水般的email包圍，讓他們無法找到自己內心的聲音，找到內心的火焰。但是我覺得在某個程度，GTD時間管理可以幫助他們，學會紀律，學會自我管理。讓我們一步一步，學習"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，用系統幫助我們解決問題。也預祝大家在這一系列的線上課程中，有所收穫。